Las videoconferencias pueden ser una bendición o un fracaso. En el lado positivo, permiten que personas en diferentes lugares asistan a reuniones sin tener que viajar. En el lado negativo, pueden degenerar en luchas frustrantes con balbuceos incontrolados. Esto ocurre porque las personas carecen de contacto físico, lo que dificulta la comunicación efectiva y brinda oportunidades para portarse mal.
Consejos para realizar videoconferencias
A continuación, le indicamos cómo programar una reunión eficaz por video.
1) Planifique una reunión sencilla.
Idealmente, la reunión debería durar menos de 30 a 45 minutos. La gente no puede concentrarse en largas videoconferencias. Se cansan. Su atención se desvía. Necesitan tomarse un descanso. Diseñe su reunión para que sea breve y al grano. De esa manera, todos pueden concentrarse en los problemas y participar de manera efectiva.
2) Escriba su objetivo para la reunión.
Luego, asegúrese de que esta declaración represente verdaderamente el resultado que desea obtener al final de la reunión. La falta de un objetivo claro y bien establecido es la segunda causa más importante de malas reuniones. A continuación, compruebe si una videoconferencia es la mejor manera de lograr ese objetivo. Cancele la reunión si puede lograr el objetivo con cualquier otro enfoque, como enviar una nota, hacer una llamada telefónica o pensar en una solución por sí mismo.
3) Prepare una agenda.
Una videoconferencia sin agenda es como un viaje sin mapa, en la oscuridad. Sin una agenda, perderá el control y perderá tiempo. Su agenda debe incluir el objetivo de la reunión e instrucciones detalladas para cada parte de la reunión. Debe ser tan completo y específico que alguien más pueda usarlo para organizar su reunión.
4) Distribuya la agenda al menos un día antes de la reunión.
Esto permite que todos piensen en sus problemas y se preparen para su participación. Si es apropiado (por ejemplo, para asuntos controvertidos o complejos) llame a los participantes clave para confirmar que recibieron la agenda y para verificar si tienen comentarios sobre cómo la reunión podría ser más efectiva. Utilice esto como una oportunidad para escuchar sus ideas, en lugar de trabajar en los problemas o discutir con ellos.
5) Distribuya cualquier material relacionado con los problemas antes de la reunión.
Esto incluye esquemas, planos, esquemas, folletos de productos y datos. Luego, los participantes pueden usar estas herramientas para participar de manera más efectiva. Por ejemplo, pueden seguir un esquema, mirar diagramas o leer datos durante la reunión. Esto ayuda para estar preparado durante la reunión.
6) Invite solo a aquellos que puedan contribuir directamente a la reunión.
Idealmente, esto debería ser menos de ocho personas. Si invita a más personas, será muy difícil realizar una reunión eficaz. Con un grupo más grande, algunos de los asistentes se perderán como oyentes silenciosos, lo cual es una pérdida de tiempo. Siempre puede enviar una copia de las actas a las personas que necesiten conocer el trabajo realizado durante la reunión.
Una videoconferencia es más que una llamada por video. Es un encuentro. Y una reunión es una actividad empresarial que debe estar impulsada por un objetivo bien pensado respaldado por un plan detallado. Con una planificación adecuada, sus videoconferencias lo distinguirán como un líder eficaz.
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