Incluso una videoconferencia bien planificada puede salir mal. Algunas personas tratan cualquier reunión como una actividad social informal en lugar de un proyecto empresarial serio. Y una videoconferencia trae desafíos especiales porque las personas las asisten en la privacidad de su oficina u hogar sin poder ver o ser visto por los otros participantes.
Técnicas a usar en una reunión online
Utilice estas técnicas para realizar una reunión online más eficaz.
- Comience con una ronda rápida de auto presentaciones para que todos puedan saber quién está presente y escuchen la voz de los demás.
- Haga cumplir la regla de "un orador a la vez". Varias conversaciones arruinan una videoconferencia.
- Insista en que las personas anuncien cuándo se unen o abandonan la conferencia.
- Si las personas deben irse durante la reunión, cierre cualquier tema en el que hayan participado antes de irse. Por ejemplo, "Maria acordó preparar una estimación de costos para el próximo lunes. ¿Es eso correcto, Maria?" Haga ajustes en la agenda (si corresponde) basándose en los participantes restantes.
- Mantenga a todos enfocados en el tema que se está discutiendo. Si alguien presenta una idea que parece no tener relación, diga: "Eso suena interesante. ¿Cómo se relaciona eso con el problema?"
- Grabe la conferencia. Primero, esto te ayudará a preparar las actas. Y segundo, anima a las personas a hacer comentarios significativos. Por supuesto, debe anunciar que está grabando la reunión antes de comenzar.
- Diga su nombre cada vez que hable. Esto ayuda a que todos sepan que está hablando.
- Si está hablando por su laptop de escritorio, use el auricular en lugar del altavoz. Un altavoz, si bien es útil, distorsiona su voz, capta sonidos de fondo (como equipos de oficina o de su hogar) y causa una mala impresión en el oyente. Si debe tener ambas manos libres mientras habla, obtenga un auricular. Nota: Es más cortés hablar con las personas a través del auricular (en lugar del altavoz) en cualquier llamada telefónica.
- Hable con claridad para asegurarse de que lo entiendan. Haga un esfuerzo adicional para enunciar con cuidado y hablar despacio. Por supuesto, debe sonar natural.
- Cuando diga números, escríbalos mientras habla porque eso define la velocidad a la que los demás los capturan.
- Luego, pídale a la parte receptora que confirme los números (u otros datos críticos) repitiéndolos. Aunque esto pueda parecer incómodo, evita malos entendidos. Mejor aún, envíe copias escritas de toda la información crítica.
- Cuando sea posible, planifique sus declaraciones anotando un esquema de sus ideas clave antes de hablar. Esto contribuye a una reunión más eficiente, le ayuda a parecer más reflexivo y evita la vergüenza de cometer un error verbal.
- Utilice sus mejores y más concentradas habilidades de escucha. Preste atención al contenido, así como a las inflexiones, el tono de voz, la selección de palabras, el énfasis, las intenciones asumidas y su intuición.
- Evite revolver papeles, moverse o golpear objetos. Todos los demás oirán el ruido si esta con el audio encendido. Es molesto e irritante.
- Refuerce los logros distribuyendo copias de ideas y acuerdos clave durante la reunión. Puede enviarlos, por ejemplo, por correo electrónico.
- Manténgase completamente presente durante la reunión. Evite trabajar en otras tareas, como leer el correo o archivar documentos. Estos reducen su capacidad para participar inteligentemente en la reunión.
- Evite usar el botón de silencio para hablar con alguien en su oficina durante la videoconferencia. Primero, esto muestra descortesía hacia ambas partes: la persona en su oficina y las personas en la videoconferencia. También desvía su atención de la reunión y hace que pierda información importante. Y tenga en cuenta que las personas se han encontrado en serios problemas cuando el botón de silencio falló.
- Prepare el acta poco después de la reunión. Envíe un borrador a los participantes clave para confirmar que sus notas describen con precisión los resultados de la reunión. Las actas deben publicarse uno o dos días después de la reunión para que sean útiles. Después de eso, se vuelven obsoletos.
Si se realizan correctamente, las videoconferencias contribuyen a la eficiencia de un negocio eficaz. Utilice las técnicas anteriores para asegurarse de que sus reuniones lo hagan.
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